Société de Conseil en hôtellerie et gastronomie

Salon : les préparatifs pour exposer22 janvier 2017

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Le salon professionnel en hôtellerie ou restauration nécessite une vraie préparation en amont pour bien exposer. Vous découvrirez ci dessous le guide des bonnes pratiques pour que votre participation soit synonyme de succès.

1. CHOIX ET EMPLACEMENT DE STAND DE SALON

Voici les premières questions à se poser lorsque l’on souhaite être exposant lors d’un salon dans le cadre d’une représentation commerciale :
• Construction spécifique ou aménagement standard proposé par l’organisateur ?
• Surface à envisager ?
• Emplacement le plus bénéfique?
• Quels autres emplacements bénéficient d’une exposition optimale ?

À ces interrogations, il est également important de penser à la zone d’entrée visiteurs et aux zones d’accès aux conférences. Les axes de circulation des officiels empruntés lors des inaugurations sont des couloirs porteurs en terme de visibilité. Préférer un stand ouvert sur plusieurs cotés car cela favorise un meilleur accès des visiteurs. Le premier exposant inscrit est souvent le premier servi, mais plusieurs années de participation peuvent également favoriser un meilleur accès d’emplacement de stand.

2. CONCEPTION ET AMÉNAGEMENT DE STAND

Il existe deux types d’agencement :

• l’agencement standard proposé par l’organisateur offre une surface définie, un revêtement dont matière et couleur sont imposées, des cloisons et leur positionnement, une enseigne, de la puissance électrique, un minimum de mobilier ;

• l’agencement spécifique est utilisé lors d’une présence répétée sur divers salons. Cette option laisse plus de libertés dans la conception d’un stand sur mesure : surface, stand à étage, revêtement, cloisons, enseignes et panneaux, mobilier : salle de réunion, bar, salons, zone de projection, local de stockage etc. Personnalisé, le stand recrée l’univers de l’établissement. Les structures sont solides et repositionnables afin d’amortir l’investissement sur plusieurs événements. Les frais de transport et de stockage sont à budgéter.

3. PRÉPARATION DE SALON

Les salons spécialisés en gastronomie ou hôtellerie peuvent constituer de bons vecteurs de contacts. La participation a un coût financier et en temps. Il est primordial d’en mesurer le ROI. Une présence sur un salon demande de l’anticipation et la rédaction d’un rétroplanning qui débute un an à l’avance

• J-1 an à J-6 mois

– Réservation de participation.
– Sélection de l’emplacement et du type de stand.
– Prise de contact et pré sélection de prestataires si une construction spécifique du stand est nécessaire.
– Être à l’écoute des événements qui auront lieu dans le cadre du salon, sur le site et dans la ville : lancement presse, soirée de networking , VIP, etc.

• J-6 mois

Mise en place d’un petit comité interne pour définir les offres commerciales, les actions de promotion, de communication, afin d’annoncer la participation à l’événement.

• J-5 mois

Afin de dynamiser la participation et créer de la visibilité, valider avec l’organisateur du salon la possibilité d’organiser de petits événements sur le stand, dans les allées si besoin. Pour un salon hors de France, anticiper le transport du matériel et des personnes incluant les visas.

• J-3 mois

Valider la maquette du stand. Commander les supports d’aide à la vente (flyers, goodies…).

• J-2 mois à J-1 mois

– Lancer les invitations auprès des prospects, des clients et des journalistes.
– Réaliser un dossier de presse et un communiqué de presse.

• J-15

– Acheminer les badges et accès de stationnement.
– Vérifier tous les documents qui seront remis et les vidéos diffusées.
– Valider les options de transport.

• J-5 à J-1

– Coordonner les prestataires et veiller à la bonne installation du stand.
– S’assurer que les médias dont la presse écrite ait toutes les informations.

ANIMATION DU STAND LORS DU SALON

• L’emplacement et la visibilité du stand ne font pas seuls le succès d’un salon : un accueil de qualité et une animation originale sont primordiaux pour se différencier.

• Inviter la presse et informer des nouveautés avant l’événement : démonstration, essai produit, interview.

• Mettre en place une campagne d’invitation auprès des clients et des prospects avec une entrée gratuite et un passage privilégié sur le stand.

• Organiser une mini conférence, un jeu concours, offrir des promotions.

LES RETOMBÉES DU SALON

• Mettre en place des fiches contacts en version papier ou électronique.

• Dresser un tableau de suivi et s’assurer régulièrement que le contact soit bien suivi.

• Les cartes de visite et les fiches contacts sont mises à jour dans la base de données clients. Un e-mail ou courrier de remerciement pour les visiteurs sera adresser à l’issue du salon en parallèle du suivi des demandes.

• L’analyse des contacts doit se faire à l’issue du salon ; il est important à échéance de 6 mois à 1 an de voir l’évolution de leurs retombées.